EPUB-Informationen

Bezeichnung:

856

Stand/Datum des Downloads:

28.11.2023

Verwaltungsanordnung zur Bewirtschaftung von Haushaltsstellen

Vom 10. Januar 2023 (ABl. S. 38).

Das Kollegium des Landeskirchenamtes hat aufgrund von Artikel 63 Absatz 1 Satz 3 der Verfassung der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland (Kirchenverfassung EKM – KVerfEKM) vom 5. Juli 2008 (ABl. S. 183), zuletzt geändert am 17. April 2021 (ABl. S. 98), die Verwaltungsanordnung zur Bewirtschaftung von Haushaltsstellen beschlossen:

Inhaltsübersicht

§ 1

Geltungsbereich

§ 2

Finanzwirksame Entscheidungen

§ 3

Stellenbesetzungen

§ 4

Anordnungszwang

§ 5

Anordnungsbefugnis

§ 6

Feststellung der rechnerischen, der sachlichen und fachtechnischen Richtigkeit

§ 7

Ausgabenanordnungen

§ 8

Einnahmeanordnungen

§ 9

Zahlungsüberwachungen

§ 10

Visakontrolle durch das Rechnungsprüfungsamt

§ 11

Technische und personelle Anforderungen im Zahlungsverkehr

§ 12

Zahlstellen und Barkassen

§ 13

Vorschüsse

§ 14

Änderung und Neuzuordnung von Bewirtschaftern

§ 15

Kosten und Kleinbetragsgrenze bei Niederschlagung

§ 16

Inkrafttreten

Anlage

§ 1
Geltungsbereich

1 Diese Verwaltungsanordnung gilt für das Landeskirchenamt und die unselbständigen Ämter, Dienste, Werke und Einrichtungen Einrichtungen der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland. 2 Daneben sind unbeschadet die Bestimmungen des Kirchengesetzes über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen in der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland vom 19. November 2022 (ABl. S. 226) anzuwenden.

§ 2
Finanzwirksame Entscheidungen

( 1 ) Das Landeskirchenamt und die unselbständigen Ämter, Dienste, Werke und Einrichtungen können Aufträge im Rahmen des durch Beschluss der Landessynode verantworteten Haushalts auslösen.

( 2 ) Planungen, die unmittelbar oder mittelbar Verpflichtungen über den verantworteten Haushaltsrahmen hinaus auslösen, sollen zum frühestmöglichen Zeitpunkt bei Budgets mit der bzw. dem Budgetverantwortlichen, im Übrigen mit der das Referat Finanzen im Landeskirchenamt leitenden Person (Leitung des Referates Finanzen) abgestimmt werden.

( 3 ) Finanzwirksame Entscheidungen können nur getroffen werden, wenn die Finanzierung haushaltsrechtlich geklärt ist.

§ 3
Stellenbesetzungen

( 1 ) 1 Stellenbesetzungen können nur erfolgen, wenn die Stelle im Stellenplan vorhanden und die Finanzierung gesichert ist. 2 Eine Stelle im Stellenplan ist nicht erforderlich für Stellen im Rahmen der aktiven Arbeitsförderung, für geringfügig Beschäftigte und für befristet Beschäftigte, deren Beschäftigungsdauer die Geltungsdauer des Haushaltsgesetzes nicht überschreitet.

( 2 ) 1 Die das Finanzdezernat leitende Person kann im Falle der absehbaren Entstehung eines Haushaltsdefizits anordnen, dass Stellenausschreibungen für das Landeskirchenamt und die unselbständigen Ämter, Dienste, Werke und Einrichtungen der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland ihrer bzw. seiner Zustimmung bedürfen. 2 Sie bzw. er kann die Zuständigkeit für die Erteilung von Zustimmungen an die Leitung des Referats Finanzen delegieren. 3 Das Vorliegen der Voraussetzungen für den Zustimmungsvorbehalt wird vom Kollegium festgestellt.

( 3 ) Die Besetzung und die Wiederbesetzung von Stellen erfolgt auf der Basis des jeweils geltenden Stellenplanes der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland unter Beachtung der jeweils aktuellen Strukturanpassungsziele.

§ 4
Anordnungszwang

( 1 ) 1 Anordnungen sind als Geschäftsgangverfügung im dafür freigegebenen Dokumentenmanagementsystem zu erteilen, bei nicht vorhandener Zugangsberechtigung schriftlich; andere Anordnungen sind unzulässig. 2 Im Dokumentenmanagementsystem sind die vom Referat Finanzen vorgeschriebenen Mustergeschäftsgangverfügungen zu nutzen. 3 Ausgabeanordnungen sind stets vor Leistung der Zahlung zu erteilen. 4 Einnahmeanordnungen sollen vor Annahme der Zahlung erteilt werden. 5 Bei Anordnungen gilt das Vier-Augen-Prinzip.

( 2 ) 1 Einzahlungen, die von der Landeskirchenkasse nach pflichtgemäßem Ermessen ohne Einnahmeanordnung angenommen worden sind, sind sofort der zuständigen Bewirtschafterin bzw. dem zuständigen Bewirtschafter mitzuteilen. 2 Diese bzw. dieser hat die fehlende Anordnung unverzüglich zu erstellen. 3 Soweit die Kasse die Einnahme eindeutig zuordnen kann, ist sie berechtigt, diese unmittelbar zu verbuchen.

§ 5
Anordnungsbefugnis

( 1 ) 1 Anordnungsbefugt sind

1. die Landesbischöfin bzw. der Landesbischof,

2. die Präsidentin bzw. der Präsident des Landeskirchenamtes,

3. die Dezernentinnen und Dezernenten,

4. die Leiterinnen und Leiter der Referate des Landeskirchenamtes,

5. die Leiterinnen und Leiter der unselbständigen Ämter, Dienste, Werke und Einrichtungen,

6. die Regionalbischöfinnen und Regionalbischöfe,

7. die Beauftragten bei Landtag und Landesregierung und

8. die Gleichstellungsbeauftragte

jeweils für ihren Zuständigkeitsbereich. 2 Diese können die Anordnungsbefugnis ausnahmsweise übertragen. 3 Unabhängig von einer Übertragung bleiben sie verantwortlich und sind in Fällen von besonderer und grundsätzlicher Bedeutung zu beteiligen. 4 Die das Dezernat Finanzen leitende Person, die Leitung des Referates Finanzen und der Leiter oder die Leiterin des Sachgebietes Haushalt sind unter besonderer Beachtung des Satzes 3 für den gesamten Haushalt anordnungsbefugt.

( 2 ) Vertretungsregelungen sind schriftlich festzulegen, soweit sie sich nicht aus dem Geschäftsverteilungsplan ergeben und dem Referat Finanzen anzuzeigen.

( 3 ) 1 Mit seiner Unterschrift übernimmt die bzw. der Anordnungsberechtigte die Verantwortung dafür, dass

1. in der Anordnung keine offensichtlich erkennbarenFehler nthalten sind,

2. die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von dazu Befugten abgegeben worden ist,

3. Haushaltsmittel zur Verfügung stehen und

4. die Zahlungen bei der angegebenen Haushaltsstelle verausgabt werden dürfen.

2 Wird der Haushaltsansatz der in Anspruch genommenen Haushaltsstelle überschritten, so ist die Finanzierung auf der Anordnung zu dokumentieren.

( 4 ) 1 Anordnungsberechtigte dürfen keine Anordnungen erteilen, die auf sie oder auf Personen lauten, die mit der dazu berechtigten Person verheiratet oder verpartnert (Lebenspartnerschaftsgesetz) sind. 2 Das Gleiche gilt für Personen, die mit dem Anordnungsberechtigten nach den Vorschriften des bürgerlichen Rechts bis zum 3. Grad verwandt, bis zum 2. Grad verschwägert sind oder die mit dem Anordnungsberechtigten in häuslicher Gemeinschaft leben; sowie für juristische Personen, die als Dienstleister oder Auftragnehmer im Vertragsverhältnis zur Landeskirche stehen und an denen die anordnungsberechtigte Person direkt oder indirekt beteiligt ist.

§ 6
Feststellung der rechnerischen, der sachlichen und fachtechnischen Richtigkeit

( 1 ) 1 Mit der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der zu buchende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Anordnung, ihren Anlagen und in den begründenden Unterlagen richtig sind. 2 Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befugt, auch insoweit sie ausnahmsweise im Einzelfall nach dem Geschäftsverteilungsplan nicht zuständig sind.

( 2 ) 1 Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bestätigt, dass die im Rechnungsbeleg enthaltenen tatsächlichen Angaben richtig sind, die Einnahme oder Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen im Einklang steht und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren wurde und die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist. 2 Mit Übernahme der sachlichen Richtigkeit wird zugleich die rechnerische Richtigkeit bestätigt, ohne dass es einer gesonderten Unterschrift bedarf. 3 Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind die im Haushalt ausgewiesenen Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter sowie die Anordnungsberechtigten befugt. 4 Weitere Personen können durch die Anordnungsberechtigten gemäß § 5 Absatz 1 zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit befugt werden.

( 3 ) Bei der fachtechnischen Prüfung erstreckt sich die Bescheinigung auf die fachtechnische Seite der sachlichen Feststellung, wenn für die sachliche Feststellung besondere Fachkenntnisse (zum Beispiel auf bautechnischem oder ärztlichem Gebiet) erforderlich sind.

( 4 ) 1 Die Einweisung in die Aufgaben, Rechte und Pflichten in der Bewirtschaftung von Haushaltsstellen erfolgt durch das Finanzdezernat. 2 Sie ist gemäß der Anlage zu dokumentieren und zur Personalakte zu nehmen.

§ 7
Ausgabenanordnungen

( 1 ) Ausgabeanordnungen für regelmäßige Zahlungen in bestimmter Höhe oder regelmäßig wiederkehrende Zahlungen in unbestimmter Höhe sollen durch Sammel- oder Daueranordnung angewiesen werden; dies gilt nicht für Personalkosten.

( 2 ) Keiner Ausgabeanordnung bedürfen die durchlaufenden Zahlungsvorgänge im Rahmen der Dienstleistungsfunktion der Zentralen Gehaltsabrechnungsstelle.

§ 8
Einnahmeanordnungen

1 Für Einnahmeanordnungen gilt § 7 sinngemäß. 2 Für häufig wiederkehrende Einnahmen soll von der Sammel- oder Daueranordnung Gebrauch gemacht werden.

§ 9
Zahlungsüberwachungen

( 1 ) 1 Die Kasse ist durch Einnahmeanordnung rechtzeitig über zu erwartende Zahlungseingänge zu unterrichten. 2 Ist das ordnungsgemäß geschehen, ist die Kasse gehalten, den Zahlungseingang zu überwachen und falls erforderlich erstmals anzumahnen.

( 2 ) Die Verfolgung der Zahlung und gegebenenfalls die Beitreibung geschieht in Verantwortung des zuständigen Referates beziehungsweise der Einrichtung.

§ 10
Visakontrolle durch das Rechnungsprüfungsamt

( 1 ) Das Rechnungsprüfungsamt ist berechtigt, Visakontrollen durchzuführen; es entscheidet auch eigenverantwortlich über den Umfang der Visakontrolle.

( 2 ) 1 Die Visakontrolle ist nicht Voraussetzung für die Auslösung einer Zahlung. 2 Werden Bedenken gegen die Auslösung einer Zahlung geltend gemacht, ist die Zahlung nicht auszuführen. 3 Können die Bedenken durch den für die Zahlung Verantwortlichen nicht ausgeräumt werden, ist die Angelegenheit der Leitung des Referates Finanzen zur abschließenden Entscheidung vorzulegen.

§ 11
Technische und personelle Anforderungen im Zahlungsverkehr

( 1 ) 1 Die im Zahlungsverkehr berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Buchhaltung werden durch die Leitung des Referates Finanzen benannt. 2 Die Berechtigung ist in die Stellenbeschreibung aufzunehmen.

( 2 ) 1 Der Zahlungsverkehr ist wirtschaftlich auf der Grundlage einer Liquiditätsplanung zu gestalten. 2 Geldmittel, die nicht als Kassenbestand auf laufenden Konten für den Zahlungsverkehr benötigt werden, sind sicher und Ertrag bringend anzulegen. 3 Dabei ist darauf zu achten, dass die Mittel bei Bedarf verfügbar sind. 4 Barzahlungen sind nach Möglichkeit auszuschließen. 5 Die Anordnungen sind so rechtzeitig zur Landeskirchenkasse zu geben, dass Fristen unter Anrechnung banküblicher Laufzeiten gewahrt werden können. 6 Zahlungstermine sind möglichst spät festzulegen; Zahlungsziele und Skonti sind auszunutzen.

( 3 ) Die Erteilung von Lastschriftmandaten erfolgt durch die Landeskirchenkasse, bei Zahlstellen durch die Kontobevollmächtigten.

( 4 ) 1 Unvermeidliche Barzahlungen, die den Betrag von 500 Euro, und sonstige Zahlungsvorgänge, die den Betrag von 100 000 Euro überschreiten, sind rechtzeitig (mindestens drei Arbeitstage vorher) anzukündigen. 2 Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen gilt dies nur für den ersten Zahlungstermin; Zahlungstermine sind mit der Kassenleitung abzustimmen.

§ 12
Zahlstellen und Barkassen

( 1 ) In besonderen Fällen können mit Zustimmung der Leitung des Referates Finanzen Zahlstellen in den unselbständigen Ämtern, Diensten, Werken und Einrichtungen eingerichtet werden.

( 2 ) 1 Die Verantwortung für die Zahlstellen obliegt der zuständigen Leitung. 2 Diese legt die Berechtigung fest und weist die Mitarbeitenden ein. 3 Die Einweisung ist schriftlich zu dokumentieren.

( 3 ) 1 Einnahmen in Barkassen sind zu quittieren und im Kassenbuch zu vermerken. 2 Das Bargeld ist in Stahlkassetten und in verschlossenen Schränken aufzubewahren. 3 Barbeträge in Zahlstellen sollen angemessen sein und dürfen den Betrag von 1 600 Euro nicht überschreiten.

§ 13
Vorschüsse

( 1 ) 1 Sind im Einzelfall höhere Barzahlungen erforderlich, können Vorschüsse gewährt werden. 2 Für Vorschüsse, die den Betrag von 5 000 Euro übersteigen, ist die Mitzeichnung der Leitung des Referates Finanzen erforderlich.

( 2 ) 1 Für häufig wiederkehrende Kleinausgaben können Handvorschüsse gewährt werden. 2 Vorschussempfänger haften für den empfangenen Vorschuss unmittelbar. 3 Die Mitzeichnung des Referatsleiters Finanzen ist erforderlich.

( 3 ) Schecks dürfen nur mit Zustimmung des Referatsleiters Finanzen begeben werden und sind entsprechend der Bank- und Kontovollmachten in der Regel durch die Kasse auszustellen.

( 4 ) 1 Die Mitführung von ausländischen Zahlungsmitteln auf Dienstreisen darf den Wert von 2 500 Euro nicht übersteigen. 2 Ausländische Hartgeldbestände und Auslandsreisezahlungsmittel sollen im Ausland in Euro getauscht werden.

§ 14
Änderung und Neuzuordnung von Bewirtschaftern

( 1 ) Das Finanzdezernat kann Änderungen der festgelegten Bewirtschafterzuordnung vornehmen, soweit nicht eine Budgetverantwortliche bzw. ein Budgetverantwortlicher zuständig ist.

( 2 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident des Landeskirchenamtes und die Dezernentinnen bzw. Dezernenten können in ihrem Zuständigkeitsbereich Bewirtschaftung an sich ziehen.

( 3 ) Bei Wechsel der Bewirtschafterin bzw. des Bewirtschafters und anderen Personalveränderungen ist eine reguläre Übergabe der Haushaltsstelle mit allen offenen buchungsbegründenden Unterlagen zu gewährleisten.

§ 15
Kosten und Kleinbetragsgrenze bei Niederschlagung

1 Zu den Kosten gemäß § 36 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesengesetz zählt neben den Ausgaben, die durch die Einziehung unmittelbar entstehen, auch der sonstige Verwaltungsaufwand. 2 Von der Einbeziehung von Beträgen von weniger als 25 Euro (Kleinbetragsgrenze) soll abgesehen werden.

§ 16
Inkrafttreten

1 Diese Verwaltungsanordnung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2023 in Kraft. 2 Zugleich tritt die Verwaltungsanordnung zur Bewirtschaftung von Haushaltsstellen vom 12. Mai 2009 (ABl. S. 182) außer Kraft.

Anlage

Landeskirchenamt der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland

Benutzer: EKM .....

Einweisung in die Aufgaben, Rechte und Pflichten in der Bewirtschaftung von Haushaltsstellen

Am .....

wurde .....

in die Aufgaben, Rechte und Pflichten eingewiesen.

Entsprechend der Arbeitsaufgabe und der geltenden Stellenbeschreibung besteht die Befugnis zur

( ) sachlichen Feststellung .....

( ) Anordnung .....

Der Einweisung hat insbesondere die Verwaltungsanordnung zur Bewirtschaftung von Haushaltsstellen vom 10. Januar 2023 zugrunde gelegen.

Andere Regelungen bedürfen der Schriftform.

Erfurt, den .....

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(Unterschrift Einweisende/r)

Name in Druckbuchstaben:

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Unterschrift Mitarbeiter/in)

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(Unterschrift des/der Referatsleiter/in)

- 1 Exemplar für den Mitarbeiter

- 1 Exemplar für die Personalakte

- 1 Exemplar für die Buchhaltung

- 1 Exemplar für das Rechnungsprüfungsamt

- 1 Exemplar für die Akte 7435